Atualmente, apesar de vivermos na era digital, ainda produzimos e guardamos muitos documentos impressos.
Isto acontece tanto em casa, onde preservamos contas, boletos, cartas e recibos, como também em espaços corporativos, que necessitam organizar seus dados administrativos.
Entretanto, no caso das empresas, mais do que uma recomendação, é uma necessidade: dados que constam em ofícios, recibos fiscais e relatórios administrativos, por exemplo, podem precisar ser acessados a qualquer momento.
Por isso há uma legislação federal que exige a sua organização e estipula o tempo de sua salvaguarda. Para alguns tipos de documentos, o prazo máximo é de 5 anos e para outros, permanentemente.
Mas onde armazenar tudo isso e por tanto tempo? Muitas empresas estão respondendo a este desafio optando pela instalação de containers para arquivo morto. Entenda quais são as vantagens de dispor deste recurso.
Lidando com a falta de espaço
Os containers representam praticidade quando o assunto é a guarda de arquivo morto de corporações.
Contando com um espaço limitado e um conjunto de documentos que não para de crescer, a solução com melhor custo benefício é a contratação de empresas que aluguem ou vendem este produto.
Tradicionalmente usados para o transporte de mercadorias via marítima ou férrea, este compartimento feito de metal e resistente a intempéries é atualmente utilizado como alternativa mais barata às construções de alvenaria.
Ao invés de gastar com materiais e mão de obra, é possível investir em um espaço que virá já pré-fabricado. E tudo isso em um prazo muito inferior àquele que um mestre de obras poderia oferecer.
Desta maneira, os containers para guarda de documentos são uma opção mais rápida para a organização de dados, pois conseguem concentrar toda a documentação em um só lugar e podem ser implantados no espaço disponível do terreno.
No caso da Compass, que é referência neste mercado, o cliente dispõe de um produto feito sob medida, suprindo as suas necessidades específicas.
Criando o arquivo ideal
Além do fator ocupação de espaço, os containers para arquivo morto facilitam a instalação de mobiliário específico, como estantes e gavetas, além de ajudarem na climatização do ambiente.
Propensos a insetos bibliógrafos, os documentos devem ser higienizados e a preservação em um espaço separado colabora para sua manutenção, na medida em que o local apenas é aberto para consultas pontuais. Também se pode optar pela instalação de aparelhos de ar condicionado para estabilizar a temperatura interna.
Estrutura sustentável
Outro ponto positivo é que os containers para guarda de documentos são 100% recicláveis. Logo, além de serem simples de montar, também não geram resíduos que podem prejudicar o meio ambiente.
Sendo assim, os containers para guarda de documentos são uma ótima solução para a sua organização e preservação. Tenha seus dados em mãos sempre que necessário e evite problemas com auditorias fiscais e processos.
A Compass dispõe de produtos e orçamentos que cabem no seu bolso. Entre em contato conosco e faça uma avaliação sem compromisso com os consultores.
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